Motor de cálculo fiscal: 8 razões para transformar sua gestão tributária

Especialista analisa expectativas e tendências diante da sanção do novo modelo fiscal do país

A sanção da Reforma Tributária traz mudanças estruturais significativas para todos os segmentos. Com a previsão de implementação gradual até 2033, a nova legislação fiscal exige que organizações reavaliem suas estratégias tributárias, busquem soluções tecnológicas e antecipem adaptações para garantir conformidade e evitar riscos operacionais. Para se ter uma ideia do impacto, uma pesquisa recente da Systax, especializada em soluções de tecnologia fiscal para empresas, mostrou que mais de 60% das companhias acreditam que os novos tributos impactarão seus negócios, mas apenas 9% já iniciaram revisão de processos para se adaptar às mudanças.

Neste cenário, a automação fiscal ganha relevância, e a integração de um motor de cálculo tributário com um ERP em nuvem pode ser um fator importante para as empresas. Para Thais Borges, diretora comercial e de marketing da Systax, a transição para o novo modelo tributário não deve ser encarada apenas como uma obrigatoriedade, mas como uma oportunidade para modernizar processos internos. “As companhias que investem em soluções tributárias automatizadas estão um passo à frente, pois minimizam riscos, reduzem custos operacionais e asseguram uma adaptação mais fluida à nova legislação”, explica.

A especialista ainda elencou 8 motivos pelos quais a utilização de um motor de cálculo dedicado é fundamental para garantir eficiência e precisão na gestão tributária. Confira:

• Proteção à conformidade tributária e planejamento antecipado

Ao implementar processos tributários com o uso antecipado de motor de cálculo, a companhia assegura que seu sistema fiscal esteja desde o início em conformidade com as regulamentações fiscais, garantindo o tratamento correto de todas as transações e reduzindo riscos futuros.

“A legislação brasileira é complexa e está em constante mudança, especialmente no contexto atual com a Reforma Tributária, portanto, contar com um sistema de cálculo fiscal é altamente indicado para minimizar a exposição a riscos de compliance. Isso inclui a configuração correta de impostos, o cálculo automático de tributos, a geração de obrigações acessórias como SPED e NF-e, e a integração com órgãos governamentais”, explica Borges.

Um exemplo claro é o de uma empresa que migra para outro ERP diferente do utilizado atualmente sem configurar corretamente o ICMS para diferentes estados, consequentemente, gerando problemas de faturamento e autuações fiscais. “Com a implementação antecipada e cuidadosa de sistemas, eliminamos a incerteza e garantimos a conformidade total, protegendo a companhia de riscos desnecessários”, detalha a executiva.

• Testagem eficiente e combinação de validações

Testes integrados e automatizados durante a implementação do sistema fiscal garantem a acurácia dos cálculos tributários e a geração correta das obrigações acessórias, fator que reduz a necessidade de testes manuais, que são mais demorados e propensos a erros. Tal automação também permite simular diferentes cenários fiscais, garantindo a robustez da solução.

Thais esclarece que, com essa validação integrada, a precisão dos dados tributários é muito mais garantida. “Na prática, isso significa menos tempo gasto com correções e mais tempo focado no crescimento do seu negócio”, diz Borges.

• Melhoria na experiência do usuário

A automação dos processos tributários com o uso de um motor fiscal simplifica as rotinas da equipe fiscal, eliminando tarefas manuais e repetitivas, como digitação de dados e conferência de cálculos. Isso libera os profissionais para se dedicarem a atividades estratégicas, como análise de dados e planejamento tributário.

“No atual cenário, com a Reforma Tributária já sancionada pelo governo, é ainda mais importante que especialistas se dediquem a operações estratégicas e revisão de processos. Sendo assim, o ganho de tempo e eficiência com a implementação de um sistema fiscal é um diferencial que realmente agrega valor ao negócio", sinaliza a executiva.

• Economia de custos

A identificação antecipada das exigências tributárias evita custos retroativos, retrabalhos e penalidades por descumprimento da legislação. Thais explica que a automação ainda reduz a necessidade de horas extras e contratações temporárias na equipe fiscal.

Por exemplo, uma empresa que identifica um erro de configuração do PIS/COFINS após a entrada em produção pode ter que recalcular os tributos de milhares de notas fiscais, gerando custos significativos com retrabalho. “Ou seja, prevenir e investir na gestão tributária desde o início evita custos desnecessários e garante o retorno do seu investimento”, diz a especialista.

• Transição sem falhas

Um plano de transição bem definido, que inclua a integração dos processos tributários, garante uma migração suave para o motor de cálculo escolhido, o que minimiza impactos na operação. Nesse processo, é importante incluir treinamento de equipe e testes completos dos tributos, o que ajuda a identificar e corrigir eventuais problemas antes da entrada em produção.

“A migração para um sistema de cálculo não precisa ser uma dor de cabeça para a empresa e tudo começa com o planejamento adequado e a integração dos processos tributários”, reflete Borges.

• Captura e manutenção precisa de dados tributários

A integridade dos dados assegura maior confiabilidade em toda a estrutura de gestão fiscal, com validações automáticas, auditoria de transações e controle de acesso. Isso minimiza o risco de erros, fraudes e inconsistências nas informações fiscais.

A especialista da Systax explica que a precisão nos dados são a base para uma gestão tributária eficiente e um motor de cálculo ajuda a garantir que as informações fiscais são íntegras e confiáveis. “Com as informações validadas pelo sistema, é mais fácil tomar decisões estratégicas com segurança”, diz ela.

• Treinamento de equipe otimizado

Os usuários podem se familiarizar com as novas funcionalidades antes da implementação definitiva por meio de cursos, que colaboram para que a equipe conheça o sistema. “Isso reduz a curva de aprendizado e acelera a adoção da nova plataforma”, reflete Borges.

Com treinamentos práticos que utilizem cenários reais da operação tributária da companhia, é possível os colaboradores entenderem melhor o motor de cálculo e se sentirem confortáveis para utilizá-lo no dia a dia. “Invista no seu maior ativo: seus colaboradores. Com treinamentos eficazes, sua equipe estará preparada para utilizar qualquer sistema com confiança e eficiência, maximizando os resultados da sua gestão tributária”, afirma a executiva.

• Agilidade e escalabilidade

Uma solução tributária escalável acompanha o crescimento de uma companhia e contribui para investimentos mais eficazes, permitindo que ela responda rapidamente às mudanças na legislação e às demandas do mercado. Além disso, a automação de processos e a disponibilidade de informações em tempo real contribuem para a flexibilidade e a eficiência da operação.

“Em um ambiente em constante transformação e um contexto incerto devido à Reforma, a agilidade é um fator indispensável para que organizações sejam mais competitivas”, finaliza Borges.

Sobre a Systax

A Systax Sistemas Fiscais é uma empresa que combina tecnologia global da Vertex com expertise local para oferecer aos parceiros uma área fiscal automatizada, eficiente e com custos menores. Acompanha diariamente as mudanças da legislação tributária para garantir a atualização constante dos parâmetros fiscais nos diversos ERPs e outros sistemas. Para tanto, mantém uma base de dados com mais de 29 milhões de regras fiscais estaduais e federais, abrangendo ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS e IPI. A Systax combina essas regras para gerar e monitorar mais de 3,5 bilhões de itens dos clientes, sistematizando a tributação de todos os segmentos econômicos nas 27 Unidades Federativas. Veja mais: www.systax.com.br